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公關(guān)活動執(zhí)行指南江西活動策劃公司提供
江西正九策劃傳媒有限公司專注于江西地區(qū)活動策劃執(zhí)行。公司以開創(chuàng)性的創(chuàng)意思維，嚴謹?shù)墓ぷ髁鞒?，富有激情的專業(yè)團隊，豐富的媒體、演藝、明星、舞美資源，通過不斷的探索與創(chuàng)新，為客戶量身打造最完美的大型晚會活動。
是一家專注于大型晚會、企業(yè)年會、活動策劃以及商業(yè)慶典策劃的文化傳播機構(gòu)，以飛速的發(fā)展趨勢在行業(yè)立足，在行業(yè)獲得良好的口碑，我們立足于南昌，業(yè)務(wù)面向全省，秉持著為專業(yè)而努力，因?qū)I(yè)而壯大的信念發(fā)展至今，依靠靈活馭變的資源整合能力，豐富的晚會執(zhí)行經(jīng)驗、嚴密周全的策劃方案、專業(yè)的導(dǎo)演團隊，推動著正九成長為大型晚會策劃執(zhí)行專家。
公關(guān)活動執(zhí)行指南
做活動的應(yīng)該都清楚，企業(yè)辦一場公關(guān)活動往往需要大量的財力、物力、人力的輸出，經(jīng)常在舉辦公關(guān)活動期間會遇到很多意識不到的問題，例如：怕流程出錯、現(xiàn)場出現(xiàn)讓領(lǐng)導(dǎo)不滿意的地方、預(yù)算不夠、活動效果不好、甚至在活動現(xiàn)場出現(xiàn)讓自己措手不及的事件發(fā)生，那該如果避免這些問題呢？今天江西正九策劃傳媒有限公司給大家分享公關(guān)活動中的執(zhí)行流程和需要注意到的一些細節(jié)。
一般公關(guān)活動執(zhí)行流程分為以下幾個大步驟： 01 場地布置
02 活動彩排
03 活動管理
04 費用清單
05 活動總結(jié)
01 場地布置
俗話說得好“萬事開頭”， 公關(guān)活動難就難在選場地和場地布置上面，那么該如何學(xué)會和場地方溝通呢，首先要做好場地前期的考察和確認工作：
1）確定公關(guān)活動的布置時間；
2）確定進場路線、例如，停車區(qū)域，卸貨區(qū)域、是否有貨梯，能通過物料的體積大??；
3）確定活動用電量、開關(guān)閘的位置；
4）確定客梯、樓梯、安全出口的位置；
5）確定特邀嘉賓的座位席以及休息室；
6）確定嘉賓簽到臺、展示區(qū)的位置；
7）確定座椅數(shù)量、擺放方式和座椅的樣式；
8）確定嘉賓走動區(qū)域、茶歇位置等；
9）確定現(xiàn)場是否有網(wǎng)絡(luò)以及覆蓋情況；
10）確定現(xiàn)場燈光位置；
11）確定空調(diào)溫度、講臺位置和高度；
12）確定停車場位置和數(shù)量；
13）確定活動現(xiàn)場的總面積以及各區(qū)域面積。
其次就是活動中所需的物料制作上的最終核對，如果提前檢查出來問題也好抓緊時間進行更換：
1）仔細核對物料制作的數(shù)量、顏色、畫面是否正確、LOGO、日期以及時間；
2）查看噴繪制作的質(zhì)量，及時補救，如需要重新噴繪、調(diào)整顏色和加工制作等；
3）核查現(xiàn)場使用的材料是否真實；
4）工程預(yù)期是否按預(yù)期施工；
5）施工人員是否全部到位，對接施工負責(zé)人；
6）高規(guī)格的場地方可能需要施工人員的身份證和照片方可進場；
7）制作施工物料清單進度表，是否按期完成并確認返工的時間差；
8）現(xiàn)場可以多準備一點各種顏色的雙面膠或透明膠之類的，一些輔助小工具盡量多帶。
接下來就是現(xiàn)場搭建并負責(zé)整個活動現(xiàn)場的施工項目完成情況：
1）運輸現(xiàn)場物料的通道入口以及貨梯的位置；
2）定好舞臺、主背景板位置，測量前后的間距；
3）簽到背景板、展示區(qū)的位置并確認如何擺放；
4）活動指示牌、活動展架以及橫幅的位置；
5）控制臺、燈架以及音響及視頻設(shè)備的位置；
6）現(xiàn)場施工人員應(yīng)注意的安全事項以及活動中不得隨意串崗或離崗。
到這里基本上場地搭建施工搭建工作基本完成了，但是你以為這就夠了嗎？你還需要充當“檢查官”的角色，檢查容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，例如：
1）音響設(shè)備搭建好之后及時挑選背景音樂；
2）接收主辦方提供的客戶資料，如：禮品袋、資料等等；
3）將活動中所需的資料存放在某一個地方進行統(tǒng)一管理分配；
4）檢查活動當中所需的道具；
5）所有物料的畫面、擺放位置是否正確；
6）嘉賓進會場路線上是否有雜物或者地毯有瑕疵的地方；
7）檢查出問題應(yīng)及時糾正。
02 活動彩排
1）首先確認所有的彩排人員是否全部到位；
2）確認舞美燈光、音響設(shè)備是否調(diào)試到位；
3）確認禮儀、演藝人員、攝影攝像、主持人到達時間，活動前需要進行面對面溝通；
4）確定VIP嘉賓名單無誤；如有改動及時和主持人溝通到位；
5）確認演講臺上的桌花和擺放是否到位；
6）最后檢查一下會場地面是否保持清潔。
活動彩排流程完成之后可以放松下，或者找個沒人的地方稍微睡一會，接下來就是坐等活動開始啦！
03 活動管理
會前：
1）安排禮儀、工作人員負責(zé)嘉賓簽到環(huán)節(jié)；
2）安排專門人員接待VIP嘉賓，（具體可以和客戶溝通）；
3）安排禮儀給VIP嘉賓佩戴胸花；
4）安排禮儀人員引導(dǎo)嘉賓入場就座；
會中：
1）安排工作人員為嘉賓開門關(guān)門；
2）活動開始前，和所有工作人員提前五分鐘進行確認；
3）燈光show走起、音樂走起，主持人上場；
4）會中各個環(huán)節(jié)應(yīng)安排各工作人員把控，啟動儀式需要禮儀協(xié)助；
5）安排攝影攝像人員在會場四周隨時拍照或攝影；
會后：
1）VIP嘉賓離場時，安排專門按電梯或者有專車接送；
2）嘉賓全部離開場地之后，就開始撤展，并囑咐施工人員注意安全；
3）與場地方進行場地費用結(jié)算，以及其他產(chǎn)生的費用；
4）提醒客戶余下的資料是否要打包帶走；
5）最后帶回自家的物資，并檢查是否有遺留之物；
04 費用清單
每場公關(guān)活動結(jié)束后都需要有一份詳細的費用清單，一般會后的費用清單包括以下三種：
1）活動尾款催收；
2）演藝人員費用；
3）物料制作費用；
為了做到活動成本的精準度，盡可能地把所有的成本都計算在內(nèi)。在這個過程中，你會發(fā)現(xiàn)有很多意外產(chǎn)生的費用都要納入到成本中，要注意不斷更新成本表，根據(jù)變化增減相關(guān)項目產(chǎn)出的費用。
05 活動總結(jié)
活動公司學(xué)會做會后總結(jié)很關(guān)鍵，并不是活動做完了就不管不問，而且需要收集一些活動后的客戶反饋數(shù)據(jù)，為下次活動積累寶貴的經(jīng)驗，同樣的錯誤決不能出現(xiàn)在下次活動身上。
1）收集活動的拍攝照片和視頻；
2）提交客戶滿意度調(diào)查表，并抄送給上級領(lǐng)導(dǎo)；
3）媒體新聞通稿的收集。整理歸檔發(fā)給客戶；
4）結(jié)算活動尾款費用；
5）針對此次活動進行活動總結(jié)；
根據(jù)墨菲定律“任何事都沒有表面看起來那么簡單，會出錯的事總會出錯，如果你擔(dān)心某種情況發(fā)生，那么它就更有可能發(fā)生”,基于這點用于在公關(guān)活動當中是最好的活動執(zhí)行警鐘。
正九策劃傳媒---專注于江西地區(qū)活動策劃執(zhí)行，因為我們專業(yè)！！
【聯(lián)系電話：13767055807 田先生 QQ：3448068488 微信：tiahbih】
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