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正九策劃會(huì)務(wù)論壇

籌備會(huì)務(wù)、論壇工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，在籌備組織的過(guò)程中，稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，造成不良影響。要想做好會(huì)議服務(wù)，我們睿陽(yáng)活動(dòng)策劃?rùn)C(jī)構(gòu)根據(jù)多年的會(huì)務(wù)、論壇籌備組織工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出應(yīng)注意的以下幾項(xiàng)工作:

會(huì)前準(zhǔn)備工作

組織會(huì)務(wù)班子，明確工作職責(zé)。大型會(huì)議還要制訂詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。
發(fā)出會(huì)議通知并發(fā)出請(qǐng)柬。包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。
印制會(huì)議手冊(cè)，編排好會(huì)議日程以及議程，制定注意事項(xiàng)。
大型會(huì)議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。
大型會(huì)議要印制會(huì)議憑證。如出席證、列席證、工作證、請(qǐng)柬等。
會(huì)場(chǎng)布置。會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛：
1）簽到處，根據(jù)會(huì)議需求策劃合適的簽到方式。
2）宣傳展示區(qū)設(shè)計(jì)，根據(jù)會(huì)議需要以及會(huì)議舉辦地情況設(shè)計(jì)具有展示會(huì)議主辦方企業(yè)宣傳功能的展示區(qū)域。
3）會(huì)場(chǎng)包裝設(shè)計(jì)，根據(jù)會(huì)議主題延展將會(huì)議舉辦場(chǎng)所環(huán)境風(fēng)格包裝成與會(huì)議主題風(fēng)格一致，例如：懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等。
4）舞美設(shè)計(jì)，舉辦會(huì)議少不了投影儀或LED視頻投放設(shè)備，根據(jù)會(huì)議議程特點(diǎn)設(shè)計(jì)最適合的舞臺(tái)舞美。
5）設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明確。
6）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。
7）擺放適量花卉。
后勤服務(wù)工作。大型會(huì)議要對(duì)與會(huì)人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂(lè)、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。
做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。
進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。
為與會(huì)人員預(yù)訂到會(huì)車票、機(jī)票、住宿等。

會(huì)間組織與服務(wù)工作

會(huì)務(wù)籌辦工作人員提前1小時(shí)完成現(xiàn)場(chǎng)包裝搭建以及設(shè)備調(diào)試工作，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況。
安排禮儀接待人員做好簽到及材料、禮品分發(fā)工作。
落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。
按預(yù)定方案組織與會(huì)人員由前向后依次就座。
與主持核對(duì)稿件內(nèi)容，特別注意核對(duì)主持稿中關(guān)于單位名稱、嘉賓姓名、工作職稱重要信息。
維持好會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議開始前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門，與會(huì)人員入座就緒，無(wú)關(guān)人員離開會(huì)場(chǎng)；開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。
做好會(huì)議全程拍攝記錄，組織照相。
為與會(huì)人員預(yù)定返程車票、機(jī)票等。

會(huì)議善后工作

會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席簽等。
組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間，提前安排車輛、送站人員等。
做好會(huì)議文件的清退、收集、歸檔工作。
做好會(huì)議報(bào)道工作。
做好會(huì)后總結(jié)報(bào)告工作。


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